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Office Service Manager:in

Kostenlos für Dich

durch Förderung

Du wendest die Office-Programme Word und Excel an und kennst den Workflow eines Büros. Auch beherrschst du moderne Kommunikationstechniken und hast Sicherheit in der Gesprächsführung, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch. Du erfährst, wie Künstliche Intelligenz im Beruf eingesetzt wird.
  • Abschlussart: Zertifikat „Office Service Manager:in“
  • Zusatzqualifikationen: Zertifikat „Microsoft Word“
    Zertifikat „Microsoft Excel“
    Zertifikat „Büroorganisation"
    Zertifikat „Führerschein für digitale Kompetenz“
    Zertifikat „Digitale Kommunikation 4.0“
    TOEIC®-Zertifikat (Test of English for International Communication)
  • Abschlussprüfung: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
    Modulprüfung Microsoft Word
    Modulprüfung Microsoft Excel
    Führerschein für digitale Kompetenz
    TOEIC®-Test (Test of English for International Communication)
  • Unterrichtszeiten: Vollzeit
  • Dauer: 15 Wochen

Textverarbeitung mit Microsoft Word

Textverarbeitung mit Word (Vollzeit 5 Tage/Teilzeit 10 Tage)

Grundlagen der Texteingabe und -verarbeitung

Zeichen-, Absatz-, Seiten- und Dokumentformatierung

Formatvorlagen verwenden

Tabellen, Grafiken und Formen verwenden

Dokumente speichern, drucken und schützen

Serienbriefe erstellen

Überarbeitungs- und Korrekturfunktionen

Seitenlayout und mehrseitige Dokumente gestalten

Tabellenkalkulation mit Microsoft Excel

Tabellenkalkulation mit Excel (Vollzeit 10 Tage/Teilzeit 20 Tage)

Grundlagen der Tabellenbearbeitung

Mit Formeln und Funktionen arbeiten

Zellen formatieren, Tabellen bearbeiten und drucken

Ausfüllen, verschieben und kopieren

Mit Datum und Uhrzeit rechnen

Diagramme erstellen und bearbeiten

Individuelle Druckeinstellungen nutzen

Arbeitsmappen verwalten

Diagrammformatvorlagen und Diagrammlayouts verwenden

Excel-Vorlagen nutzen

Daten sortieren und filtern

Büroorganisation

Arbeitswelt Büro (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)

Arbeitsplatzorganisation

Videokonferenzen

Vorbereiten von Präsentationen

Zeit- und Selbstmanagement

Prioritäten setzen

Postbearbeitung


Terminorganisation (Vollzeit ca. 2 Tage/Teilzeit ca. 4 Tage)

Planen von Terminen und Besprechungen mit MS-Outlook

Veranstaltungsplanung

Dienstreisen planen


Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess

Vorstellung von konkreten KI-Technologien im beruflichen Umfeld

Anwendungsmöglichkeiten und Praxis-Übungen


Betriebswirtschaftliche Grundlagen für Büroberufe (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)

Grundlagen des Wirtschaftens

Unternehmensformen, Ziele, Führung

Aufbauorganisation in Unternehmen/Organigramme

Führungsstile und -techniken

Agenden/Protokolle

Grundlagen des Rechnungswesens

Angebots- und Auftragsmanagement


Projektarbeit (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)

Zur Vertiefung der gelernten Inhalte

Präsentation der Projektergebnisse


Digitales Büro (Vollzeit ca. 3,5 Tage/Teilzeit ca. 7 Tage)

Moderner Briefstil

Kaufmännischer Schriftverkehr

DIN 5008

Vorbereiten von Telefongesprächen

Vorlagengestaltung, Serienbriefe

Dokumentenmanagement – digital und analog

Datenschutz, Gesetze

Digitalisierung/Digitale Transformation und Arbeitswelt 4.0

Phishing-Mails und Spamfilter

E-Mail, Sprachnachrichten, Messengerdienste

Suchmaschinen nutzen und Filter anwenden

Online-Banking, Online-Bestellungen

File-Sharing – Dateien synchronisieren, freigeben und abrufen

Passwörter sicherheitsgerecht anlegen und ändern (Zwei-Faktor-Authentisierung)


Praxisbezogene Projektarbeit sowie Prüfung: Führerschein für digitale Kompetenz (Vollzeit ca. 1,5 Tage/Teilzeit ca. 3 Tage)

Digitale Kommunikation 4.0

Kundenkommunikation im digitalen Zeitalter


Grundlagen der Kommunikation (ca. 1,5 Tage)

Kommunikationsebenen

Kommunikationsmodelle

Bedeutung und Besonderheiten der Kommunikation

Customer Experience (CX)

Kanäle der Kundenkommunikation

Interaktivität und Partizipation

Always On

Datenintegration

Internationalisierung

Digitale Generation

Unternehmenskommunikation


Digitalisierung im Arbeitsalltag (ca. 1 Tag)

Gesellschaft und Politik

Industrie und Handel

New Work

Medienmanagement

Digitales Lernen inkl. Lernformen

Vernetzte Arbeitswelten/Kollaboratives Arbeiten

Medien- und Urheberrecht

Mensch-Technik-Interaktion

Was ist „Agilität"?


Digitale Technologien (ca. 1 Tag)

Big Data – Die „9V", Ziele der Datensammlung

Verwendung von Big Data, Best Practices

Internet of Things (IoT), vernetzte Dinge

IoE, Big Data und Cloud Computing

Connectivity

Künstliche Intelligenz, Algorithmen

Nanobots – Anwendung in der Praxis

Customer Centricity – Kundennutzen im Fokus

Virtual Reality, Augmented Reality

Bitcoins, Blockchain


Digitale Vertriebskanäle (ca. 1 Tag)

Bedeutung und Struktur des E-Commerce

Verträge aus dem Online-Vertrieb abwickeln

Online-Vertriebskanal auswählen und einsetzen

Waren- oder Dienstleistungssortiment mitgestalten und online bewirtschaften


Datenschutz innerhalb digitaler Kommunikation (ca. 1 Tag)

Unterschiede Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Umgang mit personenbezogenen Daten

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Verschlüsselung von Daten


Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess

Vorstellung von konkreten KI-Technologien im beruflichen Umfeld

Anwendungsmöglichkeiten und Praxis-Übungen


E-Mails im digitalen Zeitalter (ca. 2 Tage)

Mediumauswahl für den schriftlichen Kundenkontakt orientiert an den Kundenbedürfnissen

Geschäftsbriefe und E-Mails

Die kundenorientierte E-Mail

Formulierungen

Richtigen Schriftstil wählen

Schnellbausteine

Spam-Filter


Videokonferenzen (ca. 2 Tage)

Was ist digitale Rhetorik?

Vorbereitung auf Online-Meetings

Methoden und Tools für erfolgreiche

Online-Meetings

Der Schlüssel zum Erfolg für Ihre Online-Meetings

Vorgehensweisen und Stolperfallen im Online-Call

Technische Rahmenbedingungen

Videokonferenz-Softwareanbieter


Verhalten in Telefon- und Videokonferenzen  (ca. 1,5 Tage)

Eigenschaften der Kommunikation am Telefon

Die Bedeutung der Körpersprache, Einfluss der Stimme, Sprachwahl sowie Mimik und Gestik

Wahrnehmung der Atmung, Stimmlage, Artikulation und Körperhaltung sowie des persönlichen Empfindens

Aktives Zuhören

Souveränität und Kompetenz ausstrahlen

Serviceorientierte Begrüßung, erfolgreiche und aktive Gesprächsführung

Einladung, Vor- und Nachbereitung


Kundenorientierte Telefonate führen (ca. 1,5 Tage)

Aufbau und Struktur eines Telefonates

Definition und Umsetzung von Gesprächszielen

Die erfolgreiche und aktive Gesprächsführung

Lösungsorientierte Gesprächsführung

Verabschiedung am Ende des Gesprächs

Weiterleitung eines Gespräches

Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung eines Telefonates

Maßnahmen bei Drohungen/Angriffen


Konfliktmanagement (ca. 0,5 Tage)

Ursachen eines Konflikts

Konfliktmodelle

Kommunikationshindernisse

Stadien der Konfliktbearbeitung

Rollen innerhalb der Konfliktbearbeitung


Projektarbeit (ca. 2 Tage)

Zur Vertiefung der gelernten Inhalte

Präsentation der Projektergebnisse


Beschwerdemanagement


Einführung in das Beschwerdemanagement (ca. 1 Tag)

Beschwerden als Chancen für das Unternehmen

Ursachen und Arten von Beschwerden

Verstehen des Kundenverhaltens

Beschwerdemanagementsysteme


Psychologie der Beschwerde (ca. 1 Tag)

Eisbergtheorie

Beziehungsebenen

Bedürfnis-Pyramide nach Maslow


Reaktion auf Beschwerden (ca. 0,5 Tage)

Deuten von Beschwerden und Wünschen

Ton- und Stimmlage

Schlüsselfaktoren


Bearbeitung von Beschwerden (ca. 1 Tag)

Grundregeln von Reklamationen

Schriftliche Reklamationen bearbeiten

Ablauf eines Beschwerdegespräches


Deeskalationsstrategien (ca. 0,5 Tage)


Projektarbeit (ca. 1 Tag)

Zur Vertiefung der gelernten Inhalte

Präsentation der Projektergebnisse

Wirtschaftsenglisch

Allgemeinsprachlicher Teil (ca. 4 Tage)

Grundstrukturen der englischen Sprache

Zeitformen (simple, continuous, perfect), Fragestellung

Aktiv/Passiv

Adjektiv/Adverb

Modalverben

Konditional

Britisches und amerikanisches Englisch

Wichtige Idiome

Präsentieren auf Englisch


Kommunikativer Teil (ca. 5 Tage)

Kundenkontakte aufbauen und pflegen, Telefonate, Schriftverkehr

Vorstellung von Geschäftsbesuchen

Umgang mit Reklamationen

Produkte beschreiben

Briefe und E-Mails verfassen mit gängigen Phrasen zu Themen wie Bestellung, Angebot

Hierarchiestruktur im Unternehmen kommunizieren


Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess

Vorstellung von konkreten KI-Technologien im beruflichen Umfeld

Anwendungsmöglichkeiten und Praxis-Übungen


Wirtschaftsenglisch (ca. 6 Tage)

Verfassen von Geschäftskorrespondenz

Influencing

Professionelle Besprechung von Themen wie Unternehmensstruktur, Marketing und Vertrieb

Berichterstattung über Marktanalysen, Diskussion von finanziellen Trends

Auf Geschäftsreise: Am Empfang, im Hotel, im Restaurant

Auftritt in Meetings

Vorgänge und Abläufe beschreiben

Verhandlungen führen und Vereinbarungen treffen

Pläne/Projekte erarbeiten und kommunizieren

Vorbereitung von Präsentationen

Englischsprachige Stellenbeschreibungen

Angelsächsischer Bewerbungsprozess

Verfassen des Lebenslaufs

Vorstellungsgespräch: Selbstsichere Darstellung von Erfahrungen und Qualifikationen


Zertifizierung TOEIC® (1 Tag)


Projektarbeit (ca. 4 Tage)

Zur Vertiefung der gelernten Inhalte

Abschlusspräsentation der Projektergebnisse



Änderungen möglich. Die Lehrgangsinhalte werden regelmäßig aktualisiert.

Englischvorkenntnisse (Realschulniveau) werden vorausgesetzt. Kenntnisse in Outlook und PowerPoint sind empfehlenswert.

Nach dem Lehrgang kannst du die zwei gängigen Office-Programme Word und Excel anwenden und kennst dich in der Bürosachbearbeitung aus. Du hast fundierte branchenübergreifende Kenntnisse im professionellen Workflow eines Büros und beherrschst moderne Kommunikationstechniken. Des Weiteren bist du sicher in der Kundenkommunikation – sowohl im persönlichen Gespräch als auch im Schriftverkehr mit traditionellen und modernen Kommunikationsmitteln und vor allem am Telefon. Du besitzt praxisnahe englische Sprachkompetenz, um im internationalen Berufsalltag erfolgreich sein zu können.

Der Lehrgang richtet sich an alle Personen, die sich Kenntnisse in administrativen oder organisatorischen Büroabläufen aneignen oder ihre Kenntnisse auffrischen möchten.

Deine neuen Kenntnisse eröffnen dir vielzählige neue Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt: Bürotypische kaufmännische, verwaltende und organisatorische Tätigkeiten in Sekretariaten und Verwaltungen sind in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche gefragt.

Dein aussagekräftiges Zertifikat gibt detaillierten Einblick in deine erworbenen Qualifikationen und verbessert deine beruflichen Chancen.

Didaktisches Konzept

Deine Dozierenden sind sowohl fachlich als auch didaktisch hoch qualifiziert und werden dich vom ersten bis zum letzten Tag unterrichten (kein Selbstlernsystem).

Du lernst in effektiven Kleingruppen. Die Kurse bestehen in der Regel aus 6 bis 25 Teilnehmenden. Der allgemeine Unterricht wird in allen Kursmodulen durch zahlreiche praxisbezogene Übungen ergänzt. Die Übungsphase ist ein wichtiger Bestandteil des Unterrichts, denn in dieser Zeit verarbeitest du das neu Erlernte und erlangst Sicherheit und Routine in der Anwendung. Im letzten Abschnitt des Lehrgangs findet eine Projektarbeit, eine Fallstudie oder eine Abschlussprüfung statt.

 

Virtueller Klassenraum alfaview®

Der Unterricht findet über die moderne Videotechnik alfaview® statt  - entweder bequem von zu Hause oder bei uns im Bildungszentrum. Über alfaview® kann sich der gesamte Kurs face-to-face sehen, in lippensynchroner Sprachqualität miteinander kommunizieren und an gemeinsamen Projekten arbeiten. Du kannst selbstverständlich auch deine zugeschalteten Trainer:innen jederzeit live sehen, mit diesen sprechen und du wirst während der gesamten Kursdauer von deinen Dozierenden in Echtzeit unterrichtet. Der Unterricht ist kein E-Learning, sondern echter Live-Präsenzunterricht über Videotechnik.

 

Die Lehrgänge bei alfatraining werden von der Agentur für Arbeit gefördert und sind nach der Zulassungsverordnung AZAV zertifiziert. Bei der Einreichung eines Bildungsgutscheines oder eines  Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheines werden in der Regel die gesamten Lehrgangskosten von deiner Förderstelle übernommen.
Eine Förderung ist auch über den Europäischen Sozialfonds (ESF), die Deutsche Rentenversicherung (DRV) oder über regionale Förderprogramme möglich. Als Zeitsoldat:in besteht die Möglichkeit, Weiterbildungen über den Berufsförderungsdienst (BFD) zu besuchen. Auch Firmen können ihre Mitarbeiter:innen über eine Förderung der Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz) qualifizieren lassen.