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Abschlussart: Zertifikat „Office Service Manager:in“
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Zusatzqualifikationen: Zertifikat „Microsoft Word“
Zertifikat „Microsoft Excel“
Zertifikat „Büroorganisation“
Zertifikat „Führerschein für digitale Kompetenz“
Zertifikat „Digitale Kommunikation“
TOEIC®-Zertifikat (Test of English for International Communication) -
Abschlussprüfung: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
Modulprüfung Microsoft Word
Modulprüfung Microsoft Excel
Führerschein für digitale Kompetenz
TOEIC®-Test (Test of English for International Communication) -
Unterrichtszeiten: VollzeitMontag bis Freitag von 8:30 bis 15:35 Uhr (in Wochen mit Feiertagen von 8:30 bis 17:10 Uhr)
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Dauer: 15 Wochen
Textverarbeitung mit Microsoft Word
Textverarbeitung mit Word (Vollzeit 5 Tage/Teilzeit 10 Tage)
Grundlagen der Texteingabe und -verarbeitung
Zeichen-, Absatz-, Seiten- und Dokumentformatierung
Nummerierung und Gliederung
Formatvorlagen verwenden
Tabellen, Grafiken und Formen verwenden
Dokumente speichern, drucken und schützen
Erstellen von Texten, Briefen und Serienbriefen
Überarbeitungs- und Korrekturfunktionen
Seitenlayout und mehrseitige Dokumente gestalten
Barrierefreiheit prüfen (ALT-Texte, Prüfwerkzeug)
KI als Schreib-Coach (Kürzen/Umformulieren mit klaren Stilvorgaben)
Tabellenkalkulation mit Microsoft Excel
Tabellenkalkulation mit Excel (Vollzeit 10 Tage/Teilzeit 20 Tage)
Grundlagen der Tabellenbearbeitung
Mit Formeln und Funktionen arbeiten
Zellen formatieren, Tabellen bearbeiten und drucken
Ausfüllen, verschieben und kopieren (Autoausfüllen, Blitzvorschau)
Daten sortieren und filtern
Mit Datum und Uhrzeit rechnen
Diagramme erstellen und bearbeiten
Diagrammformatvorlagen und Diagrammlayouts
Arbeitsmappen verwalten (Blattschutz, Arbeitsmappenschutz)
Individuelle Druckeinstellungen nutzen
Excel-Vorlagen nutzen
Formelhilfe und Fehlersuche mit KI
Büroorganisation
Arbeitswelt Büro (Vollzeit ca. 4 Tage/Teilzeit ca. 8 Tage)
Arbeitsplatzorganisation
Videokonferenzen
Vorbereiten von Präsentationen
Zeit- und Selbstmanagement
Prioritäten setzen
Postbearbeitung
Terminorganisation (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Planen von Terminen und Besprechungen mit MS-Outlook
Veranstaltungsplanung, Dienstreisen planen
Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess
Vorstellung von konkreten KI‐Technologien
sowie Anwendungsmöglichkeiten im beruflichen Umfeld
Betriebswirtschaftliche Grundlagen für Büroberufe (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)
Grundlagen des Wirtschaftens, Unternehmensformen, Ziele, Führung
Aufbauorganisation in Unternehmen/Organigramme
Führungsstile und -techniken
Agenden/Protokolle
Grundlagen des Rechnungswesens, Angebots- und Auftragsmanagement
Projektarbeit (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Digitales Büro (Vollzeit ca. 3,5 Tage/Teilzeit ca. 7 Tage)
Moderner Briefstil, Kaufmännischer Schriftverkehr, DIN 5008
Vorbereiten von Telefongesprächen
Vorlagengestaltung, Serienbriefe
Dokumentenmanagement – digital und analog
Datenschutz, Gesetze
Digitalisierung/Digitale Transformation und Arbeitswelt 4.0
Phishing-Mails und Spamfilter
E-Mail, Sprachnachrichten, Messengerdienste
Suchmaschinen nutzen und Filter anwenden
Online-Banking, Online-Bestellungen
File-Sharing – Dateien synchronisieren, freigeben und abrufen
Passwörter sicherheitsgerecht anlegen und ändern (Zwei-Faktor-Authentisierung)
Praxisbezogene Projektarbeit sowie Prüfung: Führerschein für digitale Kompetenz (Vollzeit ca. 1,5 Tage/Teilzeit ca. 3 Tage)
Digitale Kommunikation
Grundlagen (ca. 2 Tage)
Was ist „digitale Kommunikation“?
Abgrenzung zur analogen Kommunikation
Kommunikationskanäle (E-Mail, Chat, Social Media)
Vor- und Nachteile digitaler Kommunikation (Always On, Datenintegration, Internationalisierung, Interaktivität)
Digitale Rhetorik und Netiquette
Rechtliche Grundlagen und KI (ca. 1,5 Tage)
Medien- und Urheberrecht
Datenschutz (DSGVO) und Datensicherheit
Grundlagen sicherer digitaler Kommunikation (z. B. Verschlüsselung)
KI im Arbeitsalltag richtig nutzen
Medienkompetenz (ca. 1 Tag)
Funktionsweise von Algorithmen
Fake News erkennen
Confirmation Bias
Prompt Engineering
Kritischer Umgang mit KI-generierten Inhalten
Unternehmenskommunikation (ca. 2 Tage)
Vernetzte Arbeitswelten/Kollaboratives Arbeiten
New Work und digitale Zusammenarbeit
Corporate Communication
Digitale Unternehmensmodelle und Tools
Digitaler Wandel in der Unternehmenskultur
Social Networks
Social Intranet
Videokonferenzen
Kundenkommunikation (ca. 2,5 Tage)
Bedeutung und Struktur des E-Commerce
Customer Experience (CX)
Mediumauswahl im digitalen Kundenkontakt
Kommunikationsanforderungen am Kunden-Touchpoint
Definition und Umsetzung von Gesprächszielen
Aktive und lösungsorientierte Gesprächsführung
Chatbots
KI im Kundenkontakt
E-Mails im digitalen Zeitalter (ca. 1 Tag)
Kundenorientierte E-Mail-Gestaltung
Professionelle Formulierungen
Richtigen Schriftstil wählen
Einsatz von Textbausteinen
Spam-Filter
KI-gestützte Optimierung von E-Mails
Videokonferenzen und Telefonate (ca. 2 Tage)
Vorbereitung von Online-Meetings
Methoden und Tools für erfolgreiche
Online-Meetings
Typische Stolperfallen im Online-Call
Technische und organisatorische Rahmenbedingungen
Wirkung von Körpersprache und Stimme vor der Kamera
Aktives Zuhören und Gesprächssteuerung
Souveränität und Kompetenz ausstrahlen
Einladung, Vor- und Nachbereitung (Protokollierung)
Konfliktmanagement (ca. 1 Tag)
Ursachen von Konflikten
Konfliktmodelle
Kommunikationshindernisse
Stadien der Konfliktbearbeitung
Rollen innerhalb der Konfliktbearbeitung
Shitstorms und Trolle
Projektarbeit (ca. 2 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Beschwerdemanagement
Einführung in das Beschwerdemanagement (ca. 1 Tag)
Beschwerden als Chance für das Unternehmen
Ursachen und Arten von Beschwerden
Verstehen des Kundenverhaltens
Beschwerdemanagementsysteme
Beschwerden in digitalen Kanälen (z. B. Bewertungen, Social Media)
Psychologie der Beschwerde (ca. 1 Tag)
Verhaltenstendenzen erkennen
Bedürfnisse und Erwartungen der Kundschaft
Beziehungsebenen
Umgang mit unterschiedlichen Kundentypen
Reaktion auf Beschwerden (ca. 0,5 Tage)
Erstreaktion: Timing und Tonalität
Analyse von Beschwerden
Schlüsselfaktoren
Bearbeitung von Beschwerden (ca. 1 Tag)
Leitlinien für den professionellen Umgang mit Reklamationen und Beschwerden
Ablauf eines Beschwerdegesprächs
Einsatz von KI zur Unterstützung der Beschwerdebearbeitung
Deeskalation (ca. 0,5 Tage)
Deeskalationsstrategien und Umgang mit schwieriger Kundschaft
Professionelle Haltung bewahren und Grenzen setzen
Projektarbeit (ca. 1 Tag)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Wirtschaftsenglisch
Grundlagen der beruflichen Englischkommunikation (ca. 4 Tage)
Grundstrukturen der englischen Sprache im beruflichen Kontext
Zeitformen (simple, continuous, perfect)
Fragestellung
Aktiv/Passiv
Adjektiv/Adverb
Modalverben
Konditional
Unterschiede zwischen britischem und amerikanischem Englisch im Berufsalltag
Wichtige Idiome im beruflichen Sprachgebrauch
Präsentieren auf Englisch
Kommunikativer Teil (ca. 5 Tage)
Kundenkontakte aufbauen und pflegen, Telefonate, Schriftverkehr
Künstliche Intelligenz zur Formulierung und Optimierung englischer Geschäftskommunikation
Begrüßung und Vorstellung bei Geschäftsbesuchen
Umgang mit Reklamationen
Produkte beschreiben
Briefe und E-Mails verfassen mit gängigen Phrasen zu Themen wie Bestellung oder Angebot verfassen
Unternehmensstrukturen auf Englisch beschreiben
Wirtschaftsenglisch (ca. 6 Tage)
Verfassen von Geschäftskorrespondenz
KI-Unterstützung bei englischsprachigen E-Mails und Schreiben
Überzeugend argumentieren im beruflichen Kontext
Unternehmensstruktur, Marketing und Vertrieb auf Englisch erläutern
Berichterstattung über Marktanalysen, Diskussion von finanziellen Trends
KI zur Analyse und Aufbereitung von Informationen
Kommunikation auf Geschäftsreisen: Empfang, Hotel, Restaurant
Auftritt in Meetings
Vorgänge und Abläufe beschreiben
Verhandlungen führen und Vereinbarungen treffen
Pläne und Projekte erarbeiten und kommunizieren
Vorbereitung von Präsentationen
KI-Tools zur Strukturierung und sprachlichen Optimierung von Präsentationen
Englischsprachige Stellenbeschreibungen
Angelsächsischer Bewerbungsprozess
Verfassen eines englischsprachigen Lebenslaufs
Vorstellungsgespräch: Selbstsichere Darstellung von Erfahrungen und Qualifikationen
Projektarbeit, Zertifizierungsvorbereitung und Zertifizierungsprüfung TOEIC® (ca. 5 Tage)
Änderungen möglich, die Lehrgangsinhalte werden regelmäßig aktualisiert.
Nach dem Lehrgang kannst du die zwei gängigen Office-Programme Word und Excel anwenden und kennst dich in der Bürosachbearbeitung aus. Du hast fundierte branchenübergreifende Kenntnisse im professionellen Workflow eines Büros und beherrschst moderne Kommunikationstechniken. Des Weiteren bist du sicher in der Kundenkommunikation – sowohl im persönlichen Gespräch als auch im Schriftverkehr mit traditionellen und modernen Kommunikationsmitteln und vor allem am Telefon. Du besitzt praxisnahe englische Sprachkompetenz, um im internationalen Berufsalltag erfolgreich sein zu können.
Deine neuen Kenntnisse eröffnen dir vielzählige neue Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt: Bürotypische kaufmännische, verwaltende und organisatorische Tätigkeiten in Sekretariaten und Verwaltungen sind in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche gefragt.
Dein aussagekräftiges Zertifikat gibt detaillierten Einblick in deine erworbenen Qualifikationen und verbessert deine beruflichen Chancen.
Didaktisches Konzept
Deine Dozierenden sind sowohl fachlich als auch didaktisch hoch qualifiziert und werden dich vom ersten bis zum letzten Tag unterrichten (kein Selbstlernsystem).
Du lernst in effektiven Kleingruppen. Die Kurse bestehen in der Regel aus 6 bis 25 Teilnehmenden. Der allgemeine Unterricht wird in allen Kursmodulen durch zahlreiche praxisbezogene Übungen ergänzt. Die Übungsphase ist ein wichtiger Bestandteil des Unterrichts, denn in dieser Zeit verarbeitest du das neu Erlernte und erlangst Sicherheit und Routine in der Anwendung. Im letzten Abschnitt des Lehrgangs findet eine Projektarbeit, eine Fallstudie oder eine Abschlussprüfung statt.
Virtueller Klassenraum alfaview®
Der Unterricht findet über die moderne Videotechnik alfaview® statt - entweder bequem von zu Hause oder bei uns im Bildungszentrum. Über alfaview® kann sich der gesamte Kurs face-to-face sehen, in lippensynchroner Sprachqualität miteinander kommunizieren und an gemeinsamen Projekten arbeiten. Du kannst selbstverständlich auch deine zugeschalteten Trainer:innen jederzeit live sehen, mit diesen sprechen und du wirst während der gesamten Kursdauer von deinen Dozierenden in Echtzeit unterrichtet. Der Unterricht ist kein E-Learning, sondern echter Live-Präsenzunterricht über Videotechnik.
Die Lehrgänge bei alfatraining werden von der Agentur für Arbeit gefördert und sind nach der Zulassungsverordnung AZAV zertifiziert. Bei der Einreichung eines Bildungsgutscheines oder eines Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheines werden in der Regel die gesamten Lehrgangskosten von deiner Förderstelle übernommen.
Eine Förderung ist auch über den Europäischen Sozialfonds (ESF), die Deutsche Rentenversicherung (DRV) oder über regionale Förderprogramme möglich. Als Zeitsoldat:in besteht die Möglichkeit, Weiterbildungen über den Berufsförderungsdienst (BFD) zu besuchen. Auch Firmen können ihre Mitarbeiter:innen über eine Förderung der Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz) qualifizieren lassen.