Der Lehrgang vermittelt für das Office Management relevante Kenntnisse im professionellen Workflow eines Büros, moderne Kommunikations- und Gesprächstechniken sowie eine routinierte Handhabung der gängigen digitalen Kommunikationsmittel und eines professionellen Beschwerdemanagements. Außerdem frischst du deine Englischkenntnisse auf, vertiefst und erweiterst diese um Grundbegriffe aus der Wirtschaft und erhältst wichtiges Fachwissen im Konfliktmanagement.
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Abschlussart: Zertifikat „Office Manager:in“
Zertifikat „Konfliktmanagement für Führungskräfte“ -
Zusatzqualifikationen: Zertifikat „Büroorganisation“
Zertifikat „Führerschein für digitale Kompetenz“
Zertifikat „Digitale Kommunikation“
TOEIC®-Zertifikat (Test of English for International Communication) -
Abschlussprüfung: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
Führerschein für digitale Kompetenz
TOEIC®-Test (Test of English for International Communication) -
Unterrichtszeiten: VollzeitMontag bis Freitag von 8:30 bis 15:35 Uhr (in Wochen mit Feiertagen von 8:30 bis 17:10 Uhr)
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Dauer: 13 Wochen
Büroorganisation
Arbeitswelt Büro (Vollzeit ca. 4 Tage/Teilzeit ca. 8 Tage)
Arbeitsplatzorganisation
Zeit- und Selbstmanagement
Präsentationen adressatengerecht vorbereiten
Postbearbeitung und Informationsweiterleitung
Hybride Zusammenarbeit und digitale Besprechungskultur
Einsatz von KI in der Büroorganisation, z. B. zur Recherche, Strukturierung und Erstellung von Textentwürfen
Terminorganisation (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Termine und Besprechungen mit MS Outlook planen
Kalenderfunktionen, Einladungen und Erinnerungen nutzen
Veranstaltungen/Dienstreisen planen
Digitale Abstimmungs- und Buchungsprozesse im Arbeitsalltag
KI-gestützte Erstellung von Einladungen, Besprechungsvor- und Nachbereitung sowie Protokollentwürfe
Aufgaben und To-dos aus Besprechungen strukturieren und nachverfolgen
Betriebswirtschaftliche Grundlagen für Büroberufe (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)
Grundlagen des Wirtschaftens
Unternehmensformen, Ziele und Führung
Aufbauorganisation in Unternehmen/Organigramme
Führungsstile und -techniken
Agenden/Protokollentwürfe mit KI erstellen
Grundlagen des Rechnungswesens
Angebots- und Auftragsmanagement
Kunden- und serviceorientierte Kommunikation
KI-gestützte Informations- und Datenaufbereitung
Projektarbeit (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Digitales Büro (Vollzeit ca. 3,5 Tage/Teilzeit ca. 7 Tage)
Kaufmännischer Schriftverkehr nach DIN 5008
Vorbereiten von Telefongesprächen
Vorlagengestaltung und Serienbriefe
Digitales Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Datenschutz und rechtliche Grundlagen
Digitale Zusammenarbeit, digitale Prozesse und hybride Arbeitswelt
Phishing-Mails und Spamfilter
E-Mail, Sprachnachrichten, Messengerdienste im beruflichen Kontext
Suchmaschinen zielführend nutzen und Suchergebnisse filtern
Digitale Transaktionen und verantwortungsvoller Umgang mit Online-Diensten
File-Sharing – Dateien synchronisieren, freigeben und abrufen
Passwörter sicher anlegen und verwalten, Zwei-Faktor-Authentisierung
KI im digitalen Schriftverkehr z. B. für Textentwürfe, Umformulierungen, Korrekturunterstützung
Praxisbezogene Projektarbeit sowie Prüfung: Führerschein für digitale Kompetenz (Vollzeit ca. 1,5 Tage/Teilzeit ca. 3 Tage)
Digitale Kommunikation
Grundlagen (ca. 2 Tage)
Was ist „digitale Kommunikation“?
Abgrenzung zur analogen Kommunikation
Kommunikationskanäle (E-Mail, Chat, Social Media)
Vor- und Nachteile digitaler Kommunikation (Always On, Datenintegration, Internationalisierung, Interaktivität)
Digitale Rhetorik und Netiquette
Rechtliche Grundlagen und KI (ca. 1,5 Tage)
Medien- und Urheberrecht
Datenschutz (DSGVO) und Datensicherheit
Grundlagen sicherer digitaler Kommunikation (z. B. Verschlüsselung)
KI im Arbeitsalltag richtig nutzen
Medienkompetenz (ca. 1 Tag)
Funktionsweise von Algorithmen
Fake News erkennen
Confirmation Bias
Prompt Engineering
Kritischer Umgang mit KI-generierten Inhalten
Unternehmenskommunikation (ca. 2 Tage)
Vernetzte Arbeitswelten/Kollaboratives Arbeiten
New Work und digitale Zusammenarbeit
Corporate Communication
Digitale Unternehmensmodelle und Tools
Digitaler Wandel in der Unternehmenskultur
Social Networks
Social Intranet
Videokonferenzen
Kundenkommunikation (ca. 2,5 Tage)
Bedeutung und Struktur des E-Commerce
Customer Experience (CX)
Mediumauswahl im digitalen Kundenkontakt
Kommunikationsanforderungen am Kunden-Touchpoint
Definition und Umsetzung von Gesprächszielen
Aktive und lösungsorientierte Gesprächsführung
Chatbots
KI im Kundenkontakt
E-Mails im digitalen Zeitalter (ca. 1 Tag)
Kundenorientierte E-Mail-Gestaltung
Professionelle Formulierungen
Richtigen Schriftstil wählen
Einsatz von Textbausteinen
Spam-Filter
KI-gestützte Optimierung von E-Mails
Videokonferenzen und Telefonate (ca. 2 Tage)
Vorbereitung von Online-Meetings
Methoden und Tools für erfolgreiche
Online-Meetings
Typische Stolperfallen im Online-Call
Technische und organisatorische Rahmenbedingungen
Wirkung von Körpersprache und Stimme vor der Kamera
Aktives Zuhören und Gesprächssteuerung
Souveränität und Kompetenz ausstrahlen
Einladung, Vor- und Nachbereitung (Protokollierung)
Konfliktmanagement (ca. 1 Tag)
Ursachen von Konflikten
Konfliktmodelle
Kommunikationshindernisse
Stadien der Konfliktbearbeitung
Rollen innerhalb der Konfliktbearbeitung
Shitstorms und Trolle
Projektarbeit (ca. 2 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Beschwerdemanagement
Einführung in das Beschwerdemanagement (ca. 1 Tag)
Beschwerden als Chance für das Unternehmen
Ursachen und Arten von Beschwerden
Verstehen des Kundenverhaltens
Beschwerdemanagementsysteme
Beschwerden in digitalen Kanälen (z. B. Bewertungen, Social Media)
Psychologie der Beschwerde (ca. 1 Tag)
Verhaltenstendenzen erkennen
Bedürfnisse und Erwartungen der Kundschaft
Beziehungsebenen
Umgang mit unterschiedlichen Kundentypen
Reaktion auf Beschwerden (ca. 0,5 Tage)
Erstreaktion: Timing und Tonalität
Analyse von Beschwerden
Schlüsselfaktoren
Bearbeitung von Beschwerden (ca. 1 Tag)
Leitlinien für den professionellen Umgang mit Reklamationen und Beschwerden
Ablauf eines Beschwerdegesprächs
Einsatz von KI zur Unterstützung der Beschwerdebearbeitung
Deeskalation (ca. 0,5 Tage)
Deeskalationsstrategien und Umgang mit schwieriger Kundschaft
Professionelle Haltung bewahren und Grenzen setzen
Projektarbeit (ca. 1 Tag)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Wirtschaftsenglisch
Grundlagen der beruflichen Englischkommunikation (ca. 4 Tage)
Grundstrukturen der englischen Sprache im beruflichen Kontext
Zeitformen (simple, continuous, perfect)
Fragestellung
Aktiv/Passiv
Adjektiv/Adverb
Modalverben
Konditional
Unterschiede zwischen britischem und amerikanischem Englisch im Berufsalltag
Wichtige Idiome im beruflichen Sprachgebrauch
Präsentieren auf Englisch
Kommunikativer Teil (ca. 5 Tage)
Kundenkontakte aufbauen und pflegen, Telefonate, Schriftverkehr
Künstliche Intelligenz zur Formulierung und Optimierung englischer Geschäftskommunikation
Begrüßung und Vorstellung bei Geschäftsbesuchen
Umgang mit Reklamationen
Produkte beschreiben
Briefe und E-Mails verfassen mit gängigen Phrasen zu Themen wie Bestellung oder Angebot verfassen
Unternehmensstrukturen auf Englisch beschreiben
Wirtschaftsenglisch (ca. 6 Tage)
Verfassen von Geschäftskorrespondenz
KI-Unterstützung bei englischsprachigen E-Mails und Schreiben
Überzeugend argumentieren im beruflichen Kontext
Unternehmensstruktur, Marketing und Vertrieb auf Englisch erläutern
Berichterstattung über Marktanalysen, Diskussion von finanziellen Trends
KI zur Analyse und Aufbereitung von Informationen
Kommunikation auf Geschäftsreisen: Empfang, Hotel, Restaurant
Auftritt in Meetings
Vorgänge und Abläufe beschreiben
Verhandlungen führen und Vereinbarungen treffen
Pläne und Projekte erarbeiten und kommunizieren
Vorbereitung von Präsentationen
KI-Tools zur Strukturierung und sprachlichen Optimierung von Präsentationen
Englischsprachige Stellenbeschreibungen
Angelsächsischer Bewerbungsprozess
Verfassen eines englischsprachigen Lebenslaufs
Vorstellungsgespräch: Selbstsichere Darstellung von Erfahrungen und Qualifikationen
Projektarbeit, Zertifizierungsvorbereitung und Zertifizierungsprüfung TOEIC® (ca. 5 Tage)
Konfliktmanagement für Führungskräfte
Kommunikation (ca. 1 Tag)
Kommunikationsmodelle und -instrumente
Gesprächsführung und aktives Zuhören
Konfliktgespräche als Führungsinstrument
Reflexion des eigenen Kommunikationsstils
Konflikte (ca. 2 Tage)
Ursachen und Arten von Konflikten
Eskalationsstufen und Reaktionsstrategien
Harvard-Konzept der Konfliktlösung
Gewaltfreie Kommunikation
KI-Einsatz zur Entwicklung von Lösungen in Konfliktsituationen
Konstruktives Konfliktmanagement im Unternehmen (ca. 1 Tag)
Deeskalationsstrategien und Lösungstechniken
Konflikte als Chance für Verbesserung nutzen
Projektarbeit (ca. 1 Tag)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Änderungen möglich, die Lehrgangsinhalte werden regelmäßig aktualisiert.
Nach dem Lehrgang kennst du dich in der Bürosachbearbeitung aus, hast fundierte branchenübergreifende Kenntnisse im professionellen Workflow eines Büros und beherrschst die modernen Kommunikationstechniken. Du kennst die Basics von Kommunikation im digitalen Zeitalter mit traditionellen und modernen Kommunikationsmitteln wie E-Mail und Videokonferenzen und kannst mit Beschwerden umgehen. Du besitzt praxisnahe englische Sprachkompetenz, um im internationalen Berufsalltag erfolgreich sein zu können.
Du bist außerdem in der Lage, Konflikte im Führungsalltag frühzeitig zu erkennen, professionell zu analysieren und geeignete Lösungsstrategien umzusetzen.
Der Lehrgang richtet sich an Fach- und Führungskräfte, die Handlungsmöglichkeiten in schwierigen Situation erlernen sowie Kommunikations- und Interventionstechniken aufgezeigt bekommen möchten.
Deine neuen Kenntnisse eröffnen dir vielzählige neue Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt: Bürotypische kaufmännische, verwaltende und organisatorische Tätigkeiten in Sekretariaten und Verwaltungen sind in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche gefragt.
Mit dem aussagekräftigen TOEIC®-Test gibst du zudem einen detaillierten Einblick in deine erworbenen Qualifikationen im sprachlichen Umfeld und erleichterst so deinen beruflichen Ein- und Aufstieg.
Mit Kenntnissen im Konfliktmanagement eröffnen sich dir zudem Berufschancen in der Teamleitung und anderen Führungspositionen.
Didaktisches Konzept
Deine Dozierenden sind sowohl fachlich als auch didaktisch hoch qualifiziert und werden dich vom ersten bis zum letzten Tag unterrichten (kein Selbstlernsystem).
Du lernst in effektiven Kleingruppen. Die Kurse bestehen in der Regel aus 6 bis 25 Teilnehmenden. Der allgemeine Unterricht wird in allen Kursmodulen durch zahlreiche praxisbezogene Übungen ergänzt. Die Übungsphase ist ein wichtiger Bestandteil des Unterrichts, denn in dieser Zeit verarbeitest du das neu Erlernte und erlangst Sicherheit und Routine in der Anwendung. Im letzten Abschnitt des Lehrgangs findet eine Projektarbeit, eine Fallstudie oder eine Abschlussprüfung statt.
Virtueller Klassenraum alfaview®
Der Unterricht findet über die moderne Videotechnik alfaview® statt - entweder bequem von zu Hause oder bei uns im Bildungszentrum. Über alfaview® kann sich der gesamte Kurs face-to-face sehen, in lippensynchroner Sprachqualität miteinander kommunizieren und an gemeinsamen Projekten arbeiten. Du kannst selbstverständlich auch deine zugeschalteten Trainer:innen jederzeit live sehen, mit diesen sprechen und du wirst während der gesamten Kursdauer von deinen Dozierenden in Echtzeit unterrichtet. Der Unterricht ist kein E-Learning, sondern echter Live-Präsenzunterricht über Videotechnik.
Die Lehrgänge bei alfatraining werden von der Agentur für Arbeit gefördert und sind nach der Zulassungsverordnung AZAV zertifiziert. Bei der Einreichung eines Bildungsgutscheines oder eines Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheines werden in der Regel die gesamten Lehrgangskosten von deiner Förderstelle übernommen.
Eine Förderung ist auch über den Europäischen Sozialfonds (ESF), die Deutsche Rentenversicherung (DRV) oder über regionale Förderprogramme möglich. Als Zeitsoldat:in besteht die Möglichkeit, Weiterbildungen über den Berufsförderungsdienst (BFD) zu besuchen. Auch Firmen können ihre Mitarbeiter:innen über eine Förderung der Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz) qualifizieren lassen.