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Abschlussart: Zertifikat „Büroorganisation“
Zertifikat „Manager:in für angewandte KI-Transformation mit TÜV Rheinland geprüfter Qualifikation“ -
Zusatzqualifikationen: Zertifikat „Führerschein für digitale Kompetenz“
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Abschlussprüfung: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
Führerschein für digitale Kompetenz
Manager:in für angewandte KI-Transformation mit TÜV Rheinland geprüfter Qualifikation -
Unterrichtszeiten: VollzeitMontag bis Freitag von 8:30 bis 15:35 Uhr (in Wochen mit Feiertagen von 8:30 bis 17:10 Uhr)
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Dauer: 8 Wochen
Büroorganisation
Arbeitswelt Büro (Vollzeit ca. 4 Tage/Teilzeit ca. 8 Tage)
Arbeitsplatzorganisation
Zeit- und Selbstmanagement
Präsentationen adressatengerecht vorbereiten
Postbearbeitung und Informationsweiterleitung
Hybride Zusammenarbeit und digitale Besprechungskultur
Einsatz von KI in der Büroorganisation, z. B. zur Recherche, Strukturierung und Erstellung von Textentwürfen
Terminorganisation (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Termine und Besprechungen mit MS Outlook planen
Kalenderfunktionen, Einladungen und Erinnerungen nutzen
Veranstaltungen/Dienstreisen planen
Digitale Abstimmungs- und Buchungsprozesse im Arbeitsalltag
KI-gestützte Erstellung von Einladungen, Besprechungsvor- und Nachbereitung sowie Protokollentwürfe
Aufgaben und To-dos aus Besprechungen strukturieren und nachverfolgen
Betriebswirtschaftliche Grundlagen für Büroberufe (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)
Grundlagen des Wirtschaftens
Unternehmensformen, Ziele und Führung
Aufbauorganisation in Unternehmen/Organigramme
Führungsstile und -techniken
Agenden/Protokollentwürfe mit KI erstellen
Grundlagen des Rechnungswesens
Angebots- und Auftragsmanagement
Kunden- und serviceorientierte Kommunikation
KI-gestützte Informations- und Datenaufbereitung
Projektarbeit (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Digitales Büro (Vollzeit ca. 3,5 Tage/Teilzeit ca. 7 Tage)
Kaufmännischer Schriftverkehr nach DIN 5008
Vorbereiten von Telefongesprächen
Vorlagengestaltung und Serienbriefe
Digitales Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Datenschutz und rechtliche Grundlagen
Digitale Zusammenarbeit, digitale Prozesse und hybride Arbeitswelt
Phishing-Mails und Spamfilter
E-Mail, Sprachnachrichten, Messengerdienste im beruflichen Kontext
Suchmaschinen zielführend nutzen und Suchergebnisse filtern
Digitale Transaktionen und verantwortungsvoller Umgang mit Online-Diensten
File-Sharing – Dateien synchronisieren, freigeben und abrufen
Passwörter sicher anlegen und verwalten, Zwei-Faktor-Authentisierung
KI im digitalen Schriftverkehr z. B. für Textentwürfe, Umformulierungen, Korrekturunterstützung
Praxisbezogene Projektarbeit sowie Prüfung: Führerschein für digitale Kompetenz (Vollzeit ca. 1,5 Tage/Teilzeit ca. 3 Tage)
Künstliche Intelligenz: Manager:in für angewandte KI-Transformation
Einführung und Zielsetzung (ca. 2 Tage)
Strategische Grundlagen und Rahmenbedingungen
Erfolgreiche KI-Initiativen aus Managementsicht
Bedeutung von KI für Führung und Management
Rechtlicher Rahmen: Übersicht EU AI Act und DSGVO
EU AI Act: Risikoeinstufung, GPAI-Modelle und KI-Governanceanforderungen
Compliance und Nachweispflichten
Strategische Use-Case Auswahl (ca. 4 Tage)
KI-Tools aus Managementperspektive
Marktübersicht von KI-Tools (Chancen und Grenzen)
Generative KI und Prompt Engineering: Grundlagen, Anwendung und Praxis
KI-Modelle für jeweilige Einsatzbereiche, wie Textgenerierung, Programmierung, Rekrutierung, Bilderstellung, Videoerstellung, KI-Automatisierungsmöglichkeiten im Betrieb
Ableitung von Anwendungsfällen im Unternehmen: Kennzahlentreiberbaum
GAP-Analyse und Prozessauswahl
Strategieentwicklung (OKR, Wettbewerbsanalyse)
Analyse von Unternehmensprozessen (Makigami) und Reifegradanalyse
Unternehmensstrategischer Nutzen von KI
Use-Case-Identifikation und Bewertung
Auswahl externer KI-Dienstleister: Kosten, Lizenzmodelle, Anforderungskatalog, Service Level Agreement und Skalierbarkeit
Zusammenarbeit mit Forschungseinrichtungen und Start-ups
Planung, Controlling und Umsetzung von KI-Projekten (ca. 4 Tage)
Entwicklung einer KI-Roadmap
Risikomanagement: Identifikation und Analyse
Risikomanagement: Maßnahmen und Dokumentation
Pilotierung
Wertschöpfung und ROI durch KI
Budget- und Ressourcenplanung
Kostenblöcke, Rollen, Kapazitäten und Datenqualität
Zeitmanagement und Fördermittelresearch
Projektmanagement-Methoden für KI-Vorhaben
KPI-Entwicklung
Controlling und Erfolgsmessung
Qualitätsmanagement
Laufende Optimierung und Skalierung
Organisationsentwicklung, Governance und Changemanagement (ca. 5 Tage)
KI-Governance: Aufbau einer tragfähigen Organisationsstruktur
Verantwortlichkeiten und Rollenverteilung
Corporate Digital Responsibility (CDR): verantwortungsvolle und ethische KI-Nutzung
Changemanagement: Organisation, Kultur und Führung
Kommunikationsstrategien
Schulung von Mitarbeiter:innen
Umgang mit Widerständen
Nachhaltige Integration von KI im Unternehmen (ca. 2 Tage)
Skalierung von Pilotprojekten auf andere Geschäftsbereiche
Kontinuierliche Verbesserung (z. B. datenbasierte Entscheidungsfindung, Feedback-Schleifen)
Projektarbeit, Zertifizierungsvorbereitung und Zertifizierungsprüfung „Manager:in für angewandte KI-Transformation mit TÜV Rheinland geprüfter Qualifikation“ (ca. 3 Tage)
Änderungen möglich, die Lehrgangsinhalte werden regelmäßig aktualisiert.
Nach dem Lehrgang kennst du dich in der Bürosachbearbeitung aus, hast fundierte branchenübergreifende Kenntnisse im professionellen Workflow eines Büros und beherrschst moderne Kommunikationstechniken. Du kannst administrative und organisatorische Aufgaben in Sekretariat und Verwaltung übernehmen sowie kaufmännische Arbeitsaufträge eigenständig erledigen. Darüber hinaus bist du in der Lage, KI-gestützte Anwendungen im Büroalltag zielgerichtet, verantwortungsvoll und qualitätsbewusst einzusetzen, und erwirbst mit dem „Führerschein für digitale Kompetenz“ einen aussagekräftigen Nachweis über dein aktuelles Wissen in der digitalen Büroarbeit.
Des Weiteren bist du in der Lage, KI strategisch in deinem Unternehmen zu verankern, Veränderungsprozesse und Organisationsstrukturen zu gestalten, Anwendungsfälle zu bewerten und den Nutzen sowie Erfolg von KI-Initiativen auf Unternehmensebene sicherzustellen.
Der Lehrgang richtet sich an Personen, die Kenntnisse in administrativen oder organisatorischen Büroabläufen erwerben, auffrischen oder für den aktuellen digitalen Arbeitsalltag erweitern möchten.
Deine neuen Kenntnisse eröffnen dir vielzählige neue Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt: Bürotypische kaufmännische, verwaltende und organisatorische Tätigkeiten in Sekretariaten und Verwaltungen sind in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche gefragt.
Auch die Themen KI und digitale Transformation sind zunehmend zentrale Themen in Unternehmen. Mit diesem Wissen kannst du die Bereiche KI-Management, Transformation und Innovation im Unternehmen steuern und bist somit attraktiv für alle Branchen.
Nach dem Lehrgang kannst du deine neuen Kompetenzen aussagekräftig mit TÜV Rheinland geprüfter Qualifikation nachweisen.
Didaktisches Konzept
Deine Dozierenden sind sowohl fachlich als auch didaktisch hoch qualifiziert und werden dich vom ersten bis zum letzten Tag unterrichten (kein Selbstlernsystem).
Du lernst in effektiven Kleingruppen. Die Kurse bestehen in der Regel aus 6 bis 25 Teilnehmenden. Der allgemeine Unterricht wird in allen Kursmodulen durch zahlreiche praxisbezogene Übungen ergänzt. Die Übungsphase ist ein wichtiger Bestandteil des Unterrichts, denn in dieser Zeit verarbeitest du das neu Erlernte und erlangst Sicherheit und Routine in der Anwendung. Im letzten Abschnitt des Lehrgangs findet eine Projektarbeit, eine Fallstudie oder eine Abschlussprüfung statt.
Virtueller Klassenraum alfaview®
Der Unterricht findet über die moderne Videotechnik alfaview® statt - entweder bequem von zu Hause oder bei uns im Bildungszentrum. Über alfaview® kann sich der gesamte Kurs face-to-face sehen, in lippensynchroner Sprachqualität miteinander kommunizieren und an gemeinsamen Projekten arbeiten. Du kannst selbstverständlich auch deine zugeschalteten Trainer:innen jederzeit live sehen, mit diesen sprechen und du wirst während der gesamten Kursdauer von deinen Dozierenden in Echtzeit unterrichtet. Der Unterricht ist kein E-Learning, sondern echter Live-Präsenzunterricht über Videotechnik.
Die Lehrgänge bei alfatraining werden von der Agentur für Arbeit gefördert und sind nach der Zulassungsverordnung AZAV zertifiziert. Bei der Einreichung eines Bildungsgutscheines oder eines Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheines werden in der Regel die gesamten Lehrgangskosten von deiner Förderstelle übernommen.
Eine Förderung ist auch über den Europäischen Sozialfonds (ESF), die Deutsche Rentenversicherung (DRV) oder über regionale Förderprogramme möglich. Als Zeitsoldat:in besteht die Möglichkeit, Weiterbildungen über den Berufsförderungsdienst (BFD) zu besuchen. Auch Firmen können ihre Mitarbeiter:innen über eine Förderung der Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz) qualifizieren lassen.