Für die Büroorganisation sind Kenntnisse im Workflow eines Büros und das Beherrschen moderner Kommunikationstechniken wichtig. Der Lehrgang vermittelt entsprechendes Wissen in der (digitalen) Organisation des Sekretariats und des Backoffice, in der Postbearbeitung, Büromaterialverwaltung und Terminkoordination. Ebenso wird dir ein Einstieg in die Personalarbeit geboten, indem die Abläufe der Personalbedarfsermittlung, -suche, und -auswahl sowie die Aufgaben der Personalbeurteilung, -entlohnung und des Personalcontrollings erläutert werden.
-
Abschlussart: Zertifikat „Büroorganisation“
Zertifikat „Führerschein für digitale Kompetenz“
Zertifikat „Grundlagen Personalwirtschaft“ -
Abschlussprüfung: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
-
Unterrichtszeiten: VollzeitMontag bis Freitag von 8:30 bis 15:35 Uhr (in Wochen mit Feiertagen von 8:30 bis 17:10 Uhr)
-
Dauer: 8 Wochen
Büroorganisation
Arbeitswelt Büro (Vollzeit ca. 4 Tage/Teilzeit ca. 8 Tage)
Arbeitsplatzorganisation
Zeit- und Selbstmanagement
Präsentationen adressatengerecht vorbereiten
Postbearbeitung und Informationsweiterleitung
Hybride Zusammenarbeit und digitale Besprechungskultur
Einsatz von KI in der Büroorganisation, z. B. zur Recherche, Strukturierung und Erstellung von Textentwürfen
Terminorganisation (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Termine und Besprechungen mit MS Outlook planen
Kalenderfunktionen, Einladungen und Erinnerungen nutzen
Veranstaltungen/Dienstreisen planen
Digitale Abstimmungs- und Buchungsprozesse im Arbeitsalltag
KI-gestützte Erstellung von Einladungen, Besprechungsvor- und Nachbereitung sowie Protokollentwürfe
Aufgaben und To-dos aus Besprechungen strukturieren und nachverfolgen
Betriebswirtschaftliche Grundlagen für Büroberufe (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)
Grundlagen des Wirtschaftens
Unternehmensformen, Ziele und Führung
Aufbauorganisation in Unternehmen/Organigramme
Führungsstile und -techniken
Agenden/Protokollentwürfe mit KI erstellen
Grundlagen des Rechnungswesens
Angebots- und Auftragsmanagement
Kunden- und serviceorientierte Kommunikation
KI-gestützte Informations- und Datenaufbereitung
Projektarbeit (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Digitales Büro (Vollzeit ca. 3,5 Tage/Teilzeit ca. 7 Tage)
Kaufmännischer Schriftverkehr nach DIN 5008
Vorbereiten von Telefongesprächen
Vorlagengestaltung und Serienbriefe
Digitales Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Datenschutz und rechtliche Grundlagen
Digitale Zusammenarbeit, digitale Prozesse und hybride Arbeitswelt
Phishing-Mails und Spamfilter
E-Mail, Sprachnachrichten, Messengerdienste im beruflichen Kontext
Suchmaschinen zielführend nutzen und Suchergebnisse filtern
Digitale Transaktionen und verantwortungsvoller Umgang mit Online-Diensten
File-Sharing – Dateien synchronisieren, freigeben und abrufen
Passwörter sicher anlegen und verwalten, Zwei-Faktor-Authentisierung
KI im digitalen Schriftverkehr z. B. für Textentwürfe, Umformulierungen, Korrekturunterstützung
Praxisbezogene Projektarbeit sowie Prüfung: Führerschein für digitale Kompetenz (Vollzeit ca. 1,5 Tage/Teilzeit ca. 3 Tage)
Grundlagen Personalwirtschaft
Personalwirtschaftliche Grundlagen (ca. 2 Tage)
Zielsetzung und Aufgaben des betrieblichen Personalwesens
Organisation und Rahmenbedingungen der Personalwirtschaft
Personalverwaltung
Personalinformation und -statistik
Diversity Management
Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess
Vorstellung von konkreten KI‐Technologien
sowie Anwendungsmöglichkeiten im beruflichen Umfeld
Personalverwaltung (ca. 5 Tage)
Aufgaben und Prozessstrukturen
Instrumente der Personalverwaltung
Informationssysteme
Grundlagen Arbeitsrecht
Arbeitsverträge
Datenschutz
Personalplanung/Personalbeschaffung (ca. 5 Tage)
Ziele, Bedeutung und Aufgaben der Personalplanung
Abläufe und Bestandteile der Personalplanung
Bewerbermanagement und Anforderungsprofile
Bewertung von Bewerberunterlagen
Besonderheiten der KMUs
Vorstellungsgespräche/Auswahlverfahren
Einstellung neuer Mitarbeiter:innen
Personalentwicklung (ca. 3 Tage)
Grundfragen der Personalentwicklung
Instrumente der Förderung
Personalbeurteilung
Entwicklungsstufen und Zielmessungen
Betriebliche Aus- und Weiterbildung
Abgrenzung Weiterbildung und Trainingsformen
Personalentlohnung (ca. 3 Tage)
Personalkosten
Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung
Entgeltformen
Grundlagen der Entgeltabrechnung
Brutto-/Nettolohnberechnung
Lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen
Abrechnung des Entgelts
Projektarbeit (ca. 2 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Änderungen möglich, die Lehrgangsinhalte werden regelmäßig aktualisiert.
Nach dem Lehrgang kennst du dich in der Bürosachbearbeitung aus, hast fundierte branchenübergreifende Kenntnisse im professionellen Workflow eines Büros und beherrschst moderne Kommunikationstechniken. Du kannst administrative und organisatorische Aufgaben in Sekretariat und Verwaltung übernehmen sowie kaufmännische Arbeitsaufträge eigenständig erledigen. Darüber hinaus bist du in der Lage, KI-gestützte Anwendungen im Büroalltag zielgerichtet, verantwortungsvoll und qualitätsbewusst einzusetzen, und erwirbst mit dem „Führerschein für digitale Kompetenz“ einen aussagekräftigen Nachweis über dein aktuelles Wissen in der digitalen Büroarbeit.
Im Anschluss bietet der Lehrgang einen systematischen Einstieg in die Personalarbeit. Du erlernst die Kernbereiche der Personalwirtschaft und kannst diese praxisorientiert anwenden.
Der Lehrgang richtet sich an Personen, die Kenntnisse in administrativen oder organisatorischen Büroabläufen erwerben, auffrischen oder für den aktuellen digitalen Arbeitsalltag erweitern möchten.
Deine zusätzlichen neuen Kenntnisse im Bereich der Büroassistenz eröffnen dir kaufmännische, verwaltende und organisatorische Tätigkeiten in Sekretariaten und Verwaltungen, diese sind in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche gefragt.
Mitarbeiter:innen mit fundierten Grundkenntissen im Personalwesen sind in der heutigen Arbeitswelt unverzichtbar und sind branchenübergreifend bei Unternehmen aller Größenordnungen gefragt.
Dein aussagekräftiges Zertifikat gibt detaillierten Einblick in deine erworbenen Qualifikationen und verbessert deine beruflichen Chancen.
Didaktisches Konzept
Deine Dozierenden sind sowohl fachlich als auch didaktisch hoch qualifiziert und werden dich vom ersten bis zum letzten Tag unterrichten (kein Selbstlernsystem).
Du lernst in effektiven Kleingruppen. Die Kurse bestehen in der Regel aus 6 bis 25 Teilnehmenden. Der allgemeine Unterricht wird in allen Kursmodulen durch zahlreiche praxisbezogene Übungen ergänzt. Die Übungsphase ist ein wichtiger Bestandteil des Unterrichts, denn in dieser Zeit verarbeitest du das neu Erlernte und erlangst Sicherheit und Routine in der Anwendung. Im letzten Abschnitt des Lehrgangs findet eine Projektarbeit, eine Fallstudie oder eine Abschlussprüfung statt.
Virtueller Klassenraum alfaview®
Der Unterricht findet über die moderne Videotechnik alfaview® statt - entweder bequem von zu Hause oder bei uns im Bildungszentrum. Über alfaview® kann sich der gesamte Kurs face-to-face sehen, in lippensynchroner Sprachqualität miteinander kommunizieren und an gemeinsamen Projekten arbeiten. Du kannst selbstverständlich auch deine zugeschalteten Trainer:innen jederzeit live sehen, mit diesen sprechen und du wirst während der gesamten Kursdauer von deinen Dozierenden in Echtzeit unterrichtet. Der Unterricht ist kein E-Learning, sondern echter Live-Präsenzunterricht über Videotechnik.
Die Lehrgänge bei alfatraining werden von der Agentur für Arbeit gefördert und sind nach der Zulassungsverordnung AZAV zertifiziert. Bei der Einreichung eines Bildungsgutscheines oder eines Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheines werden in der Regel die gesamten Lehrgangskosten von deiner Förderstelle übernommen.
Eine Förderung ist auch über den Europäischen Sozialfonds (ESF), die Deutsche Rentenversicherung (DRV) oder über regionale Förderprogramme möglich. Als Zeitsoldat:in besteht die Möglichkeit, Weiterbildungen über den Berufsförderungsdienst (BFD) zu besuchen. Auch Firmen können ihre Mitarbeiter:innen über eine Förderung der Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz) qualifizieren lassen.