Der Lehrgang vermittelt das für das Büromanagement notwendige Wissen, um den täglichen Workflow im Büro reibungslos zu gestalten. Zunächst wird als Grundlage aller Büroarbeit der sichere Umgang mit dem Computer sowie den gängigen MS Office-Programmen vermittelt. Im Anschluss erläutert der Kurs wesentliche Kenntnisse in der (digitalen) Organisation des Sekretariats und des Backoffice, in der Postbearbeitung, Terminkoordination sowie die Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre. Ergänzend wird dir ein systematischer Einstieg in die Buchführung und in buchhalterische Vorgänge gegeben.
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Abschlussart: Zertifikat „Büromanager:in mit MS Office“
Zertifikat „Grundlagen Buchhaltung“ -
Zusatzqualifikationen: Zertifikat „Microsoft Office Führerschein“
Zertifikat „Büroorganisation“
Zertifikat „Führerschein für digitale Kompetenz“
Zertifikat „Certified Business Administrator“ -
Abschlussprüfung: Praxisbezogene Projektarbeiten mit Abschlusspräsentationen
Modulprüfungen Microsoft Office Führerschein
Führerschein für digitale Kompetenz
Certified Business Administrator -
Unterrichtszeiten: VollzeitMontag bis Freitag von 8:30 bis 15:35 Uhr (in Wochen mit Feiertagen von 8:30 bis 17:10 Uhr)
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Dauer: 20 Wochen
Computer-Grundlagen
Computer-Grundlagen (Vollzeit 5 Tage/Teilzeit 10 Tage)
Der Computer und seine Bestandteile
Erste Schritte im Browser (Profile, Synchronisation, Privatsphäre-Optionen)
Betriebssysteme und Software
Mit Windows 11 starten (Zwischenablageverlauf, virtueller Desktop)
Windows-11-Apps nutzen
Mit Desktop-Apps und Fenstern arbeiten
Datei-Explorer, Dateiablage kennenlernen
Dateien und Ordner suchen und verwalten
Cloud-Speicher
Systemeinstellungen vornehmen
Nützliche Apps
Mit Windows 11 drucken
Wichtige Tastenkombinationen
Netzwerke (WLAN, Hotspot)
Zugang zu öffentlichen Netzen (VPN-Grundlagen)
Passwortschutz und Datensicherheitsmanagement
Schutz vor Viren und Malware
Ergonomische und Umweltschutz-Aspekte
Vergleich klassische Suche vs. KI-Antwort
Textverarbeitung mit Microsoft Word
Textverarbeitung mit Word (Vollzeit 5 Tage/Teilzeit 10 Tage)
Grundlagen der Texteingabe und -verarbeitung
Zeichen-, Absatz-, Seiten- und Dokumentformatierung
Nummerierung und Gliederung
Formatvorlagen verwenden
Tabellen, Grafiken und Formen verwenden
Dokumente speichern, drucken und schützen
Erstellen von Texten, Briefen und Serienbriefen
Überarbeitungs- und Korrekturfunktionen
Seitenlayout und mehrseitige Dokumente gestalten
Barrierefreiheit prüfen (ALT-Texte, Prüfwerkzeug)
KI als Schreib-Coach (Kürzen/Umformulieren mit klaren Stilvorgaben)
Tabellenkalkulation mit Microsoft Excel
Tabellenkalkulation mit Excel (Vollzeit 10 Tage/Teilzeit 20 Tage)
Grundlagen der Tabellenbearbeitung
Mit Formeln und Funktionen arbeiten
Zellen formatieren, Tabellen bearbeiten und drucken
Ausfüllen, verschieben und kopieren (Autoausfüllen, Blitzvorschau)
Daten sortieren und filtern
Mit Datum und Uhrzeit rechnen
Diagramme erstellen und bearbeiten
Diagrammformatvorlagen und Diagrammlayouts
Arbeitsmappen verwalten (Blattschutz, Arbeitsmappenschutz)
Individuelle Druckeinstellungen nutzen
Excel-Vorlagen nutzen
Formelhilfe und Fehlersuche mit KI
Online-Grundlagen mit Internet-Browsern und Outlook
Online-Grundlagen mit Internet Browsern und Outlook (Vollzeit 5 Tage/Teilzeit 10 Tage)
Internet, Web und E-Mail
Einblick ins Internet
Sicher im Internet arbeiten (Privatmodus, Tracking-Schutz, Cookies)
Datenschutz und Urheberrecht
Online-Shopping und -Banking
Online-Communitys und soziale Netzwerke
Outlook kennenlernen
E-Mails erstellen und senden
E-Mails empfangen und verwalten
Den Überblick über E-Mails behalten (Suche, Ordner/Kategorien)
Mit Kontakten und Adressbuch arbeiten
Termine und Besprechungen anlegen
Aufgaben anlegen und verwalten
Phishing-Analyse mit KI auf Basis anonymisierter Beispiel-Mails
Präsentationen mit Microsoft PowerPoint
Präsentationen mit PowerPoint (Vollzeit 5 Tage/Teilzeit 10 Tage)
Arbeitsoberfläche kennenlernen
Grundlagen zum Arbeiten mit Präsentationen
Platzhalter mit Textinhalten bearbeiten
Elemente kopieren und verschieben
Ansichten und Ansichtsbereiche
Mit verschiedenen Folienelementen arbeiten
Bildschirmpräsentationen
Textgestaltung (Textfelder, Textmarkierungen, Zeichenformatierung)
Einsatz von Animationen (Überblendungen, Musik/ Töne, Videosequenzen, externe Verlinkungen)
Mit eigenen Vorlagen arbeiten (Folienmaster, Design-Varianten)
Präsentationen drucken und verwalten
Zeichenobjekte erzeugen und gestalten
Grafiken und Mediaclips verwenden
Objekte platzieren und ausrichten
Organigramme und andere SmartArt-Grafiken
Diagramme erstellen und gestalten
Barrierefreiheit (Lesereihenfolge, Kontrast, ALT‑Texte)
Storyline-Entwurf mit KI
IT-Sicherheit
IT-Sicherheit (Vollzeit 5 Tage/Teilzeit 10 Tage)
Grundlagenwissen zur Cyberkriminalität
Umgang mit Daten und Sicherheit
Netzwerkstrukturen
Sicherheit in Netzwerken
Software-Updates
Verschlüsselung und Passwortschutz (Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys)
Gebräuchliche Schadsoftware
Gezielter Schutz vor Viren und Malware
Antivirensoftware und Firewall nutzen
Datensicherung und Backups
Phishing-Mails und Social-Engineering
Sichere Kommunikation im Internet
Sicherheit im Internet und bei der Nutzung von Online-Diensten und Social Media
Incident-Management und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle
Social‑Engineering‑Simulator: KI erstellte Phishing-Mail mit Triggern analysieren
Datenbanken mit Microsoft Access
Datenbanken mit Access (Vollzeit 5 Tage/Teilzeit 10 Tage)
Was ist Access?
Mit Datenbanken arbeiten
Datenbanken erstellen und verwalten
Tabellen erstellen und bearbeiten
Daten in Tabellen eingeben und bearbeiten
Beziehungen zwischen Tabellen
Feldeigenschaften (Datentypen, Validierungsregeln)
Daten suchen, ersetzen und sortieren
Mit Filtern arbeiten
Daten in Formulare eingeben und bearbeiten
Formulare (manuell) erstellen
Mit Abfragen arbeiten
Abfragen erstellen
Datenbankobjekte bearbeiten
Berichte und Etiketten erstellen
Mit Berichten arbeiten
Indizes festlegen
Daten drucken
KI als Query‑Coach: Planen und Formulieren von Abfragen
Büroorganisation
Arbeitswelt Büro (Vollzeit ca. 4 Tage/Teilzeit ca. 8 Tage)
Arbeitsplatzorganisation
Zeit- und Selbstmanagement
Präsentationen adressatengerecht vorbereiten
Postbearbeitung und Informationsweiterleitung
Hybride Zusammenarbeit und digitale Besprechungskultur
Einsatz von KI in der Büroorganisation, z. B. zur Recherche, Strukturierung und Erstellung von Textentwürfen
Terminorganisation (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Termine und Besprechungen mit MS Outlook planen
Kalenderfunktionen, Einladungen und Erinnerungen nutzen
Veranstaltungen/Dienstreisen planen
Digitale Abstimmungs- und Buchungsprozesse im Arbeitsalltag
KI-gestützte Erstellung von Einladungen, Besprechungsvor- und Nachbereitung sowie Protokollentwürfe
Aufgaben und To-dos aus Besprechungen strukturieren und nachverfolgen
Betriebswirtschaftliche Grundlagen für Büroberufe (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)
Grundlagen des Wirtschaftens
Unternehmensformen, Ziele und Führung
Aufbauorganisation in Unternehmen/Organigramme
Führungsstile und -techniken
Agenden/Protokollentwürfe mit KI erstellen
Grundlagen des Rechnungswesens
Angebots- und Auftragsmanagement
Kunden- und serviceorientierte Kommunikation
KI-gestützte Informations- und Datenaufbereitung
Projektarbeit (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Digitales Büro (Vollzeit ca. 3,5 Tage/Teilzeit ca. 7 Tage)
Kaufmännischer Schriftverkehr nach DIN 5008
Vorbereiten von Telefongesprächen
Vorlagengestaltung und Serienbriefe
Digitales Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Datenschutz und rechtliche Grundlagen
Digitale Zusammenarbeit, digitale Prozesse und hybride Arbeitswelt
Phishing-Mails und Spamfilter
E-Mail, Sprachnachrichten, Messengerdienste im beruflichen Kontext
Suchmaschinen zielführend nutzen und Suchergebnisse filtern
Digitale Transaktionen und verantwortungsvoller Umgang mit Online-Diensten
File-Sharing – Dateien synchronisieren, freigeben und abrufen
Passwörter sicher anlegen und verwalten, Zwei-Faktor-Authentisierung
KI im digitalen Schriftverkehr z. B. für Textentwürfe, Umformulierungen, Korrekturunterstützung
Praxisbezogene Projektarbeit sowie Prüfung: Führerschein für digitale Kompetenz (Vollzeit ca. 1,5 Tage/Teilzeit ca. 3 Tage)
Grundlagen Betriebswirtschaftslehre und Rechnungswesen
Betriebswirtschaftliche Grundlagen und Unternehmensprozesse (ca. 3 Tage)
Wirtschaften in Unternehmen
Unternehmensziele und Zielkonflikte
Aufbau, Funktionen und betriebliche Abläufe
Betriebliche Grundfunktionen: Beschaffung, Leistungserstellung, Absatz, Finanzierung, Personal und Verwaltung
Geschäftsmodell, Wertschöpfung sowie Zusammenhang von Umsatz, Kosten, Gewinn und Liquidität
KI-gestützte Recherche, Strukturierung und Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Informationen
Wirtschaftsrecht und rechtliche Grundlagen (ca. 2 Tage)
Rechtsformen von Unternehmen
Rechte und Pflichten im Kaufvertrag
Grundzüge der Haftung
Kooperationen und Unternehmenszusammenschlüsse
Insolvenzrecht und Krisenanzeichen
Steuerliche Grundlagen im Unternehmenskontext (ca. 1 Tag)
Einordnung betrieblicher Steuerarten
Grundlagen der Unternehmensbesteuerung
Umsatzsteuer-Grundprinzip
Bedeutung von Steuern für Preisbildung, Ergebnis und Liquidität
Grundlagen des externen Rechnungswesens: Buchführung, Bilanz und GuV (ca. 6 Tage)
Aufgaben und Ziele des externen Rechnungswesens
Inventur und Inventar
Aufbau und Struktur einer Bilanz, Aktiva/Passiva
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Erfolgsermittlung
Forderungen/Verbindlichkeiten
Rückstellungen und Rücklagen in Grundzügen
Abschreibung und deren Auswirkungen auf den Jahresabschluss
Zusammenhang zwischen laufenden Geschäftsvorfällen und Jahresabschluss
GuV-Rechnung in Staffelform
Einführung in die Analyse von Bilanz und GuV
KI-Unterstützung in rechnungswesenbezogenen Prozessen, z. B. bei Prüfhinweisen, Plausibilisierung
Unternehmensziele, Kennzahlen und betriebswirtschaftliche Steuerung (ca. 1 Tag)
Wirtschaftlichkeit, Produktivität
Liquidität und Rentabilität
Eigenkapitalrentabilität und weitere betriebswirtschaftliche Kennzahlen
Beurteilung der wirtschaftlichen Lage eines Unternehmens
Kosten- und Leistungsrechnung in kleinen und mittleren Unternehmen (ca. 3 Tage)
Aufgaben und Bedeutung der Kosten- und Leistungsrechnung
Begriffe der Kostenrechnung
Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung
Preiskalkulation
Deckungsbeitrag und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in Grundzügen
Kostenrechnung zur betrieblichen Steuerung
Projektarbeit, Zertifizierungsvorbereitung und Zertifizierungsprüfung (ca. 4 Tage)
Grundlagen Buchhaltung
Grundlagen der Buchführung (Vollzeit ca. 2,5 Tage/Teilzeit ca. 5 Tage)
Gesetzliche Grundlagen
Inventur, Inventar, Bilanz
Belegorganisation
Grundbuch, Hauptbuch, Nebenbücher
Kontenrahmen und Kontenplan
Aufgaben und Aufbau des Kontenrahmens
Künstliche Intelligenz (KI) in der Buchhaltung (Vollzeit ca. 0,5 Tage/Teilzeit ca. 1 Tag)
KI als digitale Assistenz in kaufmännischen Prozessen
Einsatzmöglichkeiten und Grenzen von KI in der Buchhaltung
Buchen auf Bestands- und Erfolgskonten (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)
Auswirkungen von Bestandsveränderungen und Geschäftsfällen auf Bilanzpositionen
Auflösung der Bilanz in Bestandskonten
Buchen von Geschäftsfällen und Abschluss der Bestandskonten
Einfacher und zusammengesetzter Buchungssatz
Eröffnungs- und Schlussbilanzkonto
Aufwendungen und Erträge
Gewinn-und-Verlustkonto als Abschlusskonto der Erfolgskonten
Einführung in die Abschreibung abnutzbarer Anlagegüter (Vollzeit ca. 0,5Tage/Teilzeit ca. 1 Tag)
Ursachen, Wirkung, Berechnung und Buchung der Abschreibung
Auswirkungen auf GuV und Jahreserfolg
Umsatzsteuer beim Ein- und Verkauf (Vollzeit ca. 1 Tag/Teilzeit ca. 2 Tage)
Wesen der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)
Umsatzsteuer als durchlaufender Posten
Buchung der Umsatzsteuer und Vorsteuer
Privatentnahmen und -einlagen (Vollzeit ca. 1 Tag/Teilzeit ca. 2 Tage)
Privatentnahmen und Privateinlagen im Überblick
Buchungen über das Privatkonto
Abschluss des Privatkontos
Buchungen im Beschaffungs- und Absatzbereich (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Handelswaren
Bezugskosten, Vertriebskosten
Rücksendungen, Gutschriften
Rabatte, Skonti und Boni
Buchung ausgewählter Geschäftsvorfälle (Vollzeit ca. 2 Tage/Teilzeit ca. 4 Tage)
Grundlagen der Offene-Posten-Buchhaltung
Buchungen im Personalbereich
Buchungen im Sachanlagenbereich
Buchungen im Steuerbereich
Jahresabschluss (Vollzeit ca. 1,5 Tage/Teilzeit ca. 3 Tage)
Vorbereitende Abschlussbuchungen
Buchung von Inventurdifferenzen
Zeitliche Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen
Projektarbeit (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)
Zur Vertiefung der gelernten Inhalte
Präsentation der Projektergebnisse
Änderungen möglich, die Lehrgangsinhalte werden regelmäßig aktualisiert.
Nach dem Lehrgang kennst du dich in der Bürosachbearbeitung aus, hast fundierte branchenübergreifende Kenntnisse im professionellen Workflow eines Büros und beherrschst moderne Kommunikationstechniken. Du kannst administrative und organisatorische Aufgaben in Sekretariat und Verwaltung übernehmen sowie kaufmännische Arbeitsaufträge eigenständig erledigen. Darüber hinaus bist du in der Lage, KI-gestützte Anwendungen im Büroalltag zielgerichtet, verantwortungsvoll und qualitätsbewusst einzusetzen, und erwirbst mit dem „Führerschein für digitale Kompetenz“ einen aussagekräftigen Nachweis über dein aktuelles Wissen in der digitalen Büroarbeit. Des Weiteren bist du nach dem Kurs mit der kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Denkweise vertraut und verfügst über grundlegende Kenntnisse im Rechnungswesen.
Im weiteren Verlauf bietet der Kurs einen Einstieg in die Buchführung. Du beherrschst den kompetenten Umgang mit buchhalterischen Vorgängen. Alles wird praxisnah und im Zusammenhang mit dem gesamten betriebswirtschaftlichen Geschehen eines Unternehmens betrachtet und erklärt.
Der Lehrgang richtet sich an Personen, die sich betriebswirtschaftliches Basiswissen und Kenntnisse in administrativen und orginisatorischen Büroabläufen aneignen oder ihre Kenntnisse auffrischen möchten.
Der Lehrgang richtet sich zudem an Personen mit wenigen oder veralteten kaufmännischen Kenntnissen, die sich in den Bereich Buchhaltung umorientieren oder ihr buchhalterisches Wissen auffrischen möchten.
Deine neu erworbenen Kenntnisse eröffnen dir vielzählige neue Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt: Bürotypische kaufmännische, verwaltende und organisatorische Tätigkeiten in Sekretariaten und Verwaltungen sind in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche gefragt.
Vertiefte Kenntnisse in der Buchhaltung verbessern zusätzlich deine Chancen auf dem Arbeitsmarkt.
Didaktisches Konzept
Deine Dozierenden sind sowohl fachlich als auch didaktisch hoch qualifiziert und werden dich vom ersten bis zum letzten Tag unterrichten (kein Selbstlernsystem).
Du lernst in effektiven Kleingruppen. Die Kurse bestehen in der Regel aus 6 bis 25 Teilnehmenden. Der allgemeine Unterricht wird in allen Kursmodulen durch zahlreiche praxisbezogene Übungen ergänzt. Die Übungsphase ist ein wichtiger Bestandteil des Unterrichts, denn in dieser Zeit verarbeitest du das neu Erlernte und erlangst Sicherheit und Routine in der Anwendung. Im letzten Abschnitt des Lehrgangs findet eine Projektarbeit, eine Fallstudie oder eine Abschlussprüfung statt.
Virtueller Klassenraum alfaview®
Der Unterricht findet über die moderne Videotechnik alfaview® statt - entweder bequem von zu Hause oder bei uns im Bildungszentrum. Über alfaview® kann sich der gesamte Kurs face-to-face sehen, in lippensynchroner Sprachqualität miteinander kommunizieren und an gemeinsamen Projekten arbeiten. Du kannst selbstverständlich auch deine zugeschalteten Trainer:innen jederzeit live sehen, mit diesen sprechen und du wirst während der gesamten Kursdauer von deinen Dozierenden in Echtzeit unterrichtet. Der Unterricht ist kein E-Learning, sondern echter Live-Präsenzunterricht über Videotechnik.
Die Lehrgänge bei alfatraining werden von der Agentur für Arbeit gefördert und sind nach der Zulassungsverordnung AZAV zertifiziert. Bei der Einreichung eines Bildungsgutscheines oder eines Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheines werden in der Regel die gesamten Lehrgangskosten von deiner Förderstelle übernommen.
Eine Förderung ist auch über den Europäischen Sozialfonds (ESF), die Deutsche Rentenversicherung (DRV) oder über regionale Förderprogramme möglich. Als Zeitsoldat:in besteht die Möglichkeit, Weiterbildungen über den Berufsförderungsdienst (BFD) zu besuchen. Auch Firmen können ihre Mitarbeiter:innen über eine Förderung der Agentur für Arbeit (Qualifizierungschancengesetz) qualifizieren lassen.